Pour organiser une soirée réussie au 21e siècle, il faut se lever tôt, se remuer les méninges et retrousser ses manches. En lisant cet article vous n’apprendrez pas seulement à préparer une soirée, vous trouverez des conseils pour organiser une soirée inoubliable !
Planifier et bien se préparer
Toute soirée festive qui se respecte doit faire l’objet d’une bonne préparation. Préparez-vous et élaborez votre plan d’action plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance si nécessaire. Fermez les yeux, et imaginez votre soirée idéale…
La préparation est d’abord mentale. Vous devez avoir une idée claire de votre soirée et de ses différentes étapes. La décoration des espaces, les jeux de lumière, le comportement des invités… vous devez pouvoir visualiser la soirée en fermant les yeux. Cela gonflera votre moral en plus de vous guider dans tout le reste du processus de préparation.
Dans la même optique, pensez à définir le thème de votre soirée. Cherchez toujours à avoir une idée claire de votre thème, et à le développer en allant le plus loin possible dans l’imagination. Une soirée Halloween peut être plus fun si un invité/danseur intervient par surprise au milieu de la soirée déguisé en momie ; tout comme une soirée Safari sera plus divertissante avec le jeu de la traversée du feu ! Cet ensemble de détails fera de votre soirée un succès mémorable.
Budgétiser vos envies
Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez pour votre soirée, pensez à décliner chaque aspect de celle-ci sur un document (papier ou numérique). Comment voyez-vous votre soirée ? Que faut-il pour que cette vision devienne réalité ? Listez, cela vous permettra de réduire les risques d‘oubli.
Une boule de cristal, de la peinture fluo, des miroirs, des peluches, un service traiteur, un animateur… essayez tant bien que mal de faire une liste exhaustive de ce qui est indispensable à la soirée que vous imaginez.
Ensuite, faites une colonne dans laquelle vous allez attribuer pour chaque élément la dépense correspondante. C’est l’étape de la budgétisation. N’oubliez pas d’indiquer les quantités et de prévoir un budget pour les déplacements et les imprévus. Ces deux derniers points sont très souvent sous-estimés par les organisateurs, à tort !
Élaborer un plan de communication
Une soirée est plus ou moins un produit marketing. Vous devez donc impérativement répondre aux questions : à qui est destinée la soirée ? Qui peut être intéressé par ce type de soirée ? Qui est-ce que je veux voir à cette soirée ?
À partir des réponses à ces questions, vous établirez votre plan de communication. Si c’est une soirée entre proches, un appel, un SMS ou un mail de rappel suffiront. Si c’est une soirée payante, prévoyez la conception d’un kit média pour les affiches, flyers, et publications sur les réseaux sociaux. Créez-les de manière à toucher émotionnellement votre cible. Distribuez-les et publiez-les dans des espaces stratégiques où votre cible a le plus de chance de les voir. Un graphiste peut vous aider, mais de plus en plus de solutions en ligne comme Venngage existent et vous permettent de créer vous-même vos affiches en quelques clics. N’oubliez pas de budgétiser votre plan de communication.
Prévoir un plan d’action
Pour finir, vous échelonnez toutes les actions dans le temps : recherche du lieu, location de la sonorisation, achat des accessoires de déco, préparation de jeux/concours, etc. Vous aurez ainsi une maîtrise à 360° degrés de l’organisation matérielle de votre soirée.
Prévoyez d’utiliser une solution pour la gestion de vos inscriptions et invitations à votre soirée. Vous pourrez ainsi gérer vos différentes listes de convives et contrôler simplement les entrées le jour de l’événement.
Éviter les ennuis
Une soirée festive n’est pas sans conséquence sur ce qui l’entoure.
En ce qui concerne l’environnement proche, si votre soirée a lieu dans une zone pavillonnaire ou résidentielle, il vaut mieux prévenir vos voisins directs, et pourquoi pas afficher une annonce au plus tard trois jours avant le jour J. Certaines mairies préfèrent en outre être averties. Renseignez-vous sur ce point.
Assurez-vous aussi que votre soirée est en règle. Les soirées privées, en général, ne requièrent pas de démarches administratives. Pour les soirées payantes par contre, avec affiches, alcool, et musique, il est préférable de suivre la règlementation en vigueur en fonction du lieu choisi. Il peut notamment y avoir des taxes et restrictions sur les affiches, le nombre maximal de personnes présentes, la musique jouée, ou le niveau sonore. Réduisez ainsi les probabilités de voir un officier de police venir stopper la soirée quand l’ambiance atteint son pic.
Prendre en compte la sécurité. Sachez que vous êtes responsable de la sécurité de vos invités. La présence d’une personne ou d’une équipe dédiée à la sécurité présente plusieurs avantages : elle rassure vos invités qui vont être plus détendus ; elle dissuade les plus téméraires et prévient donc tout égarement.
Si votre cible est plutôt jeune, pensez à recruter une personne pour filtrer l’entrée, et si possible, une autre pour sillonner l’intérieur du lieu.
Assurer la sonorisation
Prenez le temps de louer le matériel de sonorisation chez un prestataire sérieux. Les modalités doivent être claires : qui déplace le matériel ? À quelle heure doit-il être installé ? Quand doit-il être rapporté ? Testez le système de sonorisation même si c’est le vôtre et évitez-vous des sueurs froides inutiles.
Vous devez savoir que la sonorisation est l’un des aspects les plus importants d’une soirée réussie. Pensez donc à tester le matériel avec l’opérateur (DJ, animateur, loueur) quelques heures avant la soirée. Si vous optez pour un DJ, vérifiez vous-même le niveau de ses performances sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube) ou en vous rendant directement à l’une de ses soirées. Des recommandations d’amis ou de collègues peuvent aussi vous orienter dans votre choix. Quant au choix de la musique, vous pouvez montrer vos playlists musicales au DJ. Il tiendra peut-être à sélectionner lui-même les morceaux joués, mais vos playlists lui donneront un aperçu des styles musicaux appréciés par vos invités.
Prévoir plusieurs types de boisson et de restauration
Si vous voulez que vos invités s’amusent, boissons et nourriture ne doivent pas manquer. Il faut donc assurer vos arrières et prévoir en quantités et variétés suffisantes.
Les personnes qui viennent à votre soirée veulent s’amuser, danser et faire des rencontres. Si votre soirée semble ne pas décoller au début, il est probable que vous sentiez l’ambiance se détendre après quelques verres. Voilà d’ailleurs pourquoi certains organisateurs prévoient un verre dès l’entrée. Il vous faut donc préparer un stock de boissons alcoolisées et non alcoolisées suffisant, pour étancher la soif des invités qui se seront dépensés sur la piste de danse. Idem pour la restauration qui viendra combler les petits creux qui arrivent pendant la nuit.
Il ne vous reste plus qu’à appliquer ces conseils et les adapter aux particularités de votre soirée pour en assurer la réussite !
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